Spis treści
Podmioty udzielające świadczeń zdrowotnych, w tym przychodnie i szpitale, mają szczególne obowiązki w zakresie sporządzania, przetwarzania i przechowywania dokumentacji. Dotyczą one również lekarzy prowadzących indywidualną praktykę. Co warto wiedzieć o gromadzeniu dokumentów medycznych?
Elektroniczna forma dokumentów medycznych
Od 2021 roku podmioty udzielające świadczeń zdrowotnych mają obowiązek sporządzania dokumentacji w wersji elektronicznej. Wynika on bezpośrednio z rozporządzenia Ministra Zdrowia. Przy czym nie ma możliwości prowadzenia dokumentacji jednocześnie w formie cyfrowej i papierowej, poza pewnymi wyjątkami. Zatem podstawowym zadaniem, jakie spoczywa na podmiotach leczniczych, jest wybór odpowiedniego systemu lub aplikacji, które umożliwią pełną digitalizację. Rozporządzenie nie dotyczy jednak dokumentacji archiwalnej. Placówki mogą zdecydować się na jej ucyfrowienie, ale jest to bardziej przywilej, niż obowiązek.
Zasady przechowywania dokumentów medycznych
Zasady dotyczące przechowywania dokumentacji medycznej określone zostały w ustawie o prawach pacjenta. Podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych co do zasady przechowuje dokumenty medyczne 20 lat. Termin liczymy od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu. Wyjątek stanowią m.in.:
- zdjęcia RTG – przechowujemy 10 lat,
- skierowania na badania laboratoryjne – przechowujemy 5 lat,
- dokumentacja medyczna dzieci, które nie ukończyły 2 lat – przechowujemy 22 lata,
- dokumentacja pacjenta, który zmarł wskutek uszkodzenia ciała lub zatrucia – przechowujemy 30 lat,
- zlecenia lekarskie – przechowujemy 5 lat.
Co ważne, gromadzenie trwa dokładnie tyle samo, bez względu na formę dokumentacji. Szczegółowe zasady, jakimi należy się kierować w kontekście archiwizacji, dostępne są na stronie https://www.rhenus-office.pl/uslugi/archiwizacja-dokumentow/dokumenty-medyczne/.
Gdzie przechowywać dokumentację medyczną?
Ustawodawca nie określa, gdzie magazynować dokumenty medyczne. Jeśli chodzi o wersję papierową, to trafia ona do archiwum zakładowego lub zewnętrznego. Jesteś zainteresowany drugą opcją? Sprawdź ofertę na https://www.rhenus-office.pl/. Tymczasem dokumenty w formie elektronicznej przechowujemy na dysku lub innego rodzaju nośniku danych. Trzeba jednak przestrzegać zasad bezpieczeństwa, ponieważ zawierają one dane wrażliwe. Wiele placówek medycznych ma dokumenty w dwóch formach, co generuje większe problemy w kontekście ich archiwizacji. Rozwiąż je z pomocą ekspertów, którzy zajmą się dokumentami z Twojej placówki.
